En este vídeo te enseñamos a importar en un viaje una base de datos de viajeros desde un Excel y a enviarles comunicados específicos según el grupo al que pertenecen (empresa, ciudad de llegada, fecha de traslado…). Es ideal para viajes de congreso o de grupo, donde normalmente la empresa te envía un Excel y acabas mandando muchos mensajes por email o por WhatsApp a mano.
Antes de empezar
Un viaje con su propuesta ya preparada (por ejemplo, con un bloque de información por cada día).
Un Excel con los viajeros, con al menos su email y su teléfono.
Tu propio correo electrónico: para crear una reserva siempre hace falta primero un comprador.
Qué verás en el vídeo
Prepara tu Excel (0:16): Una IA reorganiza el Excel: email, teléfono y una columna Nombre con todos los datos del grupo.
Configura el booking del viaje (1:24): Bloque de booking en modalidad prereserva sin pago y formulario sin preguntas adicionales.
Crea la reserva con MOGU AI (2:32): Adjuntas el Excel y MOGU AI crea la reserva con todos los viajeros.
Envía comunicados por grupos (4:14): Comprobar viajeros y reserva, Portal del viajero, app Pocket Trip y notificaciones por grupo.
Paso a paso
1. Prepara el Excel con ayuda de una IA
Pídele a una IA que reorganice tu Excel para poder importarlo. Deja las columnas de email y teléfono tal cual están y crea una columna llamada «Nombre» en la que se reúnan todos los datos de cada viajero (por ejemplo, nombre, organización, horario de llegada, ciudad de llegada, tipo de traslado y fecha), separados por un guion o por el separador que prefieras. Esos datos son los que luego te permitirán buscar y enviar mensajes solo a una parte del grupo.
Columna de email y de teléfono: déjalas tal cual están.
Columna «Nombre»: reúne en ella todos los valores del viajero, separados por guion.
Columna «Apellido»: escribe un punto (.) en cada fila, porque el sistema pide este dato como obligatorio.
2. Configura el bloque de booking del viaje
Abre la propuesta del viaje y añade un bloque de booking para poder importar los viajeros en lote. Pulsa «Configurar booking» y elige la modalidad de prereserva sin pago. Comprueba que el formulario no tiene preguntas adicionales: así la importación es más rápida. Si no quieres que el formulario de inscripción aparezca en la página de la propuesta, puedes añadirlo y después pulsar para ocultarlo; de cara al cliente, la presentación se sigue viendo exactamente igual.
3. Crea la reserva con MOGU AI
Copia el código del viaje, abre MOGU AI y escribe una instrucción como esta: «Quiero que añadas en este viaje [código del viaje] una reserva para este correo [tu correo] con nombre [tu nombre y apellido] y luego añade todos los viajeros que te comparto en este Excel». Sube el Excel ya unificado y envía el mensaje. Se usa tu propio correo porque, para crear una reserva, siempre hacen falta primero los datos del comprador y después los de los pasajeros.
MOGU AI detecta los viajeros del Excel y te pregunta si quieres crearlos (en el ejemplo del vídeo, 40 viajeros): confirma que sí.
Si el viaje no tiene un bloque de booking, MOGU AI te avisa de que primero hay que añadirlo.
Si el viaje no requiere pago, la reserva se crea sin pago.
4. Comprueba que los viajeros y la reserva se han creado
Entra en el viaje. En la sección de viajeros verás a todos los pasajeros importados con todos sus datos y, en reservas, la reserva asociada a tu contacto con los datos de todos los pasajeros. A partir de aquí ya puedes enviarles comunicados en lote.
5. Comparte el Portal del viajero para que reciban los avisos
Dentro del viaje, ve a «Portal del viajero» y comparte el enlace con tus viajeros. Ese enlace les lleva a descargar la aplicación Pocket Trip. Cada viajero crea una cuenta gratuita e introduce el identificador del viaje. Una vez dentro, recibirá en la app los comunicados que le envíes.
6. Envía comunicados en lote, a todos o solo a un grupo
Desde el Portal del viajero, crea una nueva notificación, escribe el mensaje y elige a quién se envía. Puedes enviarla a todos los viajeros o buscar por cualquiera de los datos que pusiste en la columna «Nombre» y seleccionar solo los resultados. Los viajeros la reciben en la app como una notificación.
Aviso a quienes se van un día concreto: escribe un mensaje como «Buenos días, su transfer les recoge en este punto de encuentro», usa el tipo de comunicado «Ubicación» indicando el aeropuerto o punto de encuentro, busca por la fecha de traslado y selecciona a todos los resultados.
Aviso solo para una organización: escribe, por ejemplo, «Buenos días, su actividad comienza en el pabellón 8», busca el nombre de la organización para dejar solo a esos viajeros y selecciona a todos antes de enviar.
Consejos
Incluye en la columna «Nombre» todos los datos por los que luego quieras filtrar: organización, ciudad de llegada, fecha de traslado, horario, etc.
Antes de importar, revisa que el email y el teléfono de cada viajero estén bien escritos.
Con este sistema no hace falta enviar muchos mensajes por WhatsApp ni crear grupos: los avisos llegan directamente a la app del viajero.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar un comunicado solo a una parte de los viajeros?
Sí. Al crear la notificación puedes buscar por cualquiera de los datos que incluiste en la columna «Nombre» (por ejemplo, la organización o la fecha de traslado) y seleccionar solo a los viajeros que aparecen en los resultados.
¿Por qué tengo que escribir un punto en la columna «Apellido»?
Porque el sistema pide el apellido como dato obligatorio al importar los viajeros. Si en la columna «Nombre» ya has reunido todos los datos, basta con poner un punto (.) en «Apellido».
¿Por qué MOGU AI necesita un correo para crear la reserva?
Porque para crear una reserva siempre hacen falta primero los datos del comprador y después los de los pasajeros. Puedes usar tu propio correo y tu nombre como comprador.
¿Qué pasa si el viaje no tiene un bloque de booking?
MOGU AI detecta que falta y te avisa de que primero tienes que añadirlo. Por eso, antes de importar, añade y configura el bloque de booking en la propuesta del viaje.
¿Cómo reciben los viajeros los comunicados?
En la app Pocket Trip, como una notificación. Para ello cada viajero abre el enlace del Portal del viajero, descarga la app, crea una cuenta gratuita e introduce el identificador del viaje.
¿Tengo que cobrar a los viajeros para importarlos?
No. En el ejemplo del vídeo el booking está en modalidad de prereserva sin pago y el viaje no requiere pago, así que la reserva se crea sin cobro.
¿Puedo ocultar el formulario de inscripción de la propuesta?
Sí. Puedes añadir el formulario para configurar el booking y después ocultarlo. De cara al cliente, la presentación se sigue viendo exactamente igual.