En este artículo te explicamos cómo funciona la ficha de contactos: qué información reúne, cómo encontrar a alguien y qué puedes hacer desde ahí.
Un contacto es una persona: un cliente, alguien que preguntó una vez, o un viajero que fue en un viaje que organizaste. Todos conviven en la misma lista.
Encontrarás la lista en Travel CRM, en la pestaña Contactos.
La lista
Cada fila resume a una persona: nombre y correo, su estado, si es viajero, cuántas reservas tiene, el total que ha supuesto y su último viaje, con las fechas.
Dos columnas merecen explicación:
Estado distingue Lead de Cliente. Un lead es alguien que ha mostrado interés, y pasa a cliente automáticamente en cuanto se genera una reserva a su nombre. No tienes que cambiarlo a mano: marcar una oportunidad como ganada no basta, es la reserva la que lo convierte.
Viajero indica que esa persona ha viajado contigo. Es independiente del estado: alguien puede ser viajero sin ser todavía cliente tuyo, si viajó dentro de la reserva de otra persona.
El Total suma solo lo que has cerrado con éxito, no lo que tienes en negociación. Para ver eso, abre la ficha del contacto: lo encontrarás en la tarjeta Pipeline.
Arriba tienes el buscador, los Filtros y Exportar, que te descarga la lista tal y como la estés viendo —con los filtros aplicados—, útil para trabajar los datos en una hoja de cálculo.
Crear un contacto
Pulsa Añadir contacto. Lo mínimo es nombre, apellido y correo electrónico.
No hace falta crear los contactos a mano uno por uno: cuando alguien rellena el formulario de una propuesta, o cuando creas una oportunidad con un contacto nuevo, se crea solo.
La ficha del contacto
Pulsa cualquier fila para abrirla.
Arriba a la derecha tienes tres accesos directos: WhatsApp, Email y Nueva oportunidad, para no tener que salir de la ficha para hacer lo más habitual.
Debajo del nombre hay dos cifras que conviene no confundir:
Total — lo que esa persona ha supuesto en ventas cerradas y ganadas. Si todavía no has cerrado nada con ella, verás Sin cerrar aún.
Pipeline — lo que tienes en negociación con ella ahora mismo, y cuántas oportunidades abiertas son. Si no hay ninguna, verás Sin oportunidades.
Un cliente veterano puede tener un Total alto y el Pipeline vacío: ha comprado mucho, pero ahora no tiene nada en marcha. Es justo la señal para llamarle.
En la columna lateral están sus datos, en tres apartados:
Contacto — nombre, apellido, correo, móvil, país, desde cuándo es contacto, y los distintivos de Estado y Viajero.
Facturación — NIF/CIF, empresa y dirección, para cuando hay que emitir factura.
Mis campos — tus campos personalizados, si has creado alguno.
El histórico
En la zona principal tienes seis pestañas. La primera, Actividad, es la que más vas a usar: reúne en orden cronológico todo lo que ha pasado con esa persona.
Ahí verás cuándo se creó el contacto, las notas que ha ido dejando el equipo, y los cambios de fase de sus oportunidades —con el nombre de la oportunidad como enlace, para saltar directamente—. También las reservas y los pagos, cuando los haya.
Las otras cinco pestañas son vistas concretas de lo mismo: Notas para escribir y editar, Emails para la correspondencia si tienes una bandeja conectada, y Reservas, Pagos y Oportunidades para el detalle de cada cosa.
Te recomendamos apoyarte en las notas más de lo que parece necesario. Un «prefiere hoteles pequeños» o un «viaja siempre en temporada baja por trabajo» escrito hoy es lo que permite que dentro de un año cualquiera del equipo atienda a ese cliente como si lo conociera.
Ahora que conoces la ficha de contactos, puedes seguir con: